Bookacamp News

Latest & Greatest Updates Mai Edition 16.05.2024

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✨ Wissenswertes

• Internes Nachrichtensystem

  Für die Verbreitung von Informationen, die nicht bis zu einem Newsletter warten sollten, haben wir ein internes Nachrichtensystem geschaffen. Die Nachrichten werden jedem*jeder Nutzer*in auf dem Dashboard in einer blauen Box angezeigt und können weggeklickt werden, sodass sie nicht noch einmal auftauchen.

• Integration zur Chatlyn (Beta)

  In einer ersten Testphase haben wir eine Schnittstelle zu einem Drittanbieter geschaffen, der die Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Whatsapp und sozialen Netzwerken bündelt. Die Schnittstellen übertragen Kontakte zu Chatlyn automatisch und importieren den Kommunikationsverlauf zur Buchung bzw. zum Kunden.

• Externe Agenturnummer

  Für den Fall, dass im E-Mail-Verkehr die externe Agenturnummer eines Geschäftspartners angegeben werden muss, kann diese Nummer nun bei der Agentur gespeichert werden und steht dann als Platzhalter für E-Mails bereit.

• Absage eines Durchgangs

  Die Funktion zur Absage eines Angebots wurde erweitert und ist auch in der Lage den Durchgang abzusagen, ohne eine E-Mail an die Buchungen zu verschicken.

• Export von Lastschriften rückgängig machen

  Es kommt vor, dass ein Lastschrift- oder Rückzahlungsexport rückgängig gemacht werden soll, um ihn später nochmal zu exportieren. Dazu steht nun eine Funktion bereit.

• Die Ampel

  Für die Übersichtstabellen aller Termine haben wir ein Ampelsystem eingeführt, das grün/gelb/rot anzeigt, wie hoch die Auslastung des Angebots ist. Diese Ampel kann in den Account-Einstellungen unter Upselling aktiviert werden. Zum Pushen bestimmter Angebote kann für jedes Angebot separat übersteuert werden, welche Farbe die Ampel anzeigen soll.

• Benutzerverwaltung zusammengelegt

  Wir haben zwei Arten von Logins - der Login in das Backoffice und der Login in das Profillogin für Betreuer*innen und Kund*innen. Anfangs haben wir die Verwaltung der beiden Logins getrennt, weil sie eine unterschiedliche technische Basis haben und uns dann doch dafür entschieden, die beiden Loginarten in einem einzelnen Menüpunkt Benutzerkonten zu bündeln.

• E-Mail in CC auch bei freien E-Mail-Vorlagen

  Seit Februar wird beim Versand von eigenen E-Mail-Vorlagen auch die CC E-Mail-Adresse berücksichtigt, die man im Kundendatensatz hinterlegen kann.

• Notification bei vorzeitiger Abreise

  Wenn im Profillogin die Campleitung die vorzeitige Abreise eines*einer Teilnehmer*in angibt, kann das System darüber informieren. Die Notification wird in den eigenen Einstellungen des Backoffice-Logins aktiviert.

• Master-Export zeigt Raumeinteilung

  Sofern vorhanden wurde im Excel Master-Export die Raumzuteilung eingefügt. Interessant kann das sein für wiederkehrende teilnehmende Personen, um die Zuordnung zu den Räumen und Gruppen aus den letzten Jahren zu checken.

• Grafik Buchungen pro Datumsbereich als Bild speichern

  Klickt man auf dem Dashboard auf mehr erfahren bekommt man eine Funktion, um die Buchungen pro Tag für einen beliebigen Datumsbereich grafisch darzustellen. Diese Grafik kann man als Bild speichern, um sie zum Beispiel als Report weiterzuverwenden.

• Dateiuploads in Leseansicht

  In der Leseansicht (Vor Ort Ansicht) kann man sich Detailseiten pro teilnehmender Person angucken. Dort erscheinen nun auch Dateiuploads, die man beim Teilnehmerdatensatz hinterlegen kann. Interessant ist das zum Beispiel für medizinische Diagnosen bei besonderen Betreuungsbedarfen.

• Kombinierbarkeit von Rabatten kontrollieren

  Für die Rabatte, die man mit einem Code im Anmeldeprozess eingeben kann, kann man entscheiden, ob der Rabatt mit anderen Vergünstigungen kombinierbar ist oder nicht. Die Einstellung dafür findet man direkt bei der Eingabe des Rabattes.

• Serientermine im internen Buchungsformular

  Mit dem Buchen-Button im oberen Menü erreicht man unser internes Buchungsformular. Dieses Formular kennt mittlerweile auch Serientermine, sofern sie im Durchgang / in der Veranstaltung definiert wurden.

• Hilfe-Text für Unterbringungskategorien

  Wie bei anderen buchbaren Leistungen ist es möglich bei den Unterbringungskategorien einen Hilfetext einzugeben, der dann während der Buchung in einem Fragezeichen-Text angezeigt wird. Hierhin gehören Informationen über Besonderheiten der Unterbringung.

• Neues Angebot vs. aktive Rabatte

  Die Situation ist, dass Rabatte existieren, die per se gültig sind, wie es bei Early Bird der Fall ist. Fügt man nun ein neues Angebot hinzu, wird bei der Anlage gefragt, ob auch dafür der aktive Rabatt gültig sein soll. So kann man ihn nicht vergessen zu aktivieren.

• Integration zu Brevo

  Brevo (ehemals Sendinblue) ist ein Anbieter für Newsletter und Marketing Tools. Mit unserer Integration werden die Kontaktdaten für Newsletter-Interessenten direkt zu Brevo übertragen und dort entsprechenden Listen hinzugefügt. Der Versand der Newsletter erfolgt dann direkt aus Brevo heraus.

🛒 Shop

• Weitere Produkttypen

  Angefangen haben wir mit dem Verkauf von Gutscheinen und haben den Shop mittlerweile auf richtige Produkte (z.B. Shirts) oder Kursangebote, wie Coachings erweitert. Damit ist der Shop eine leichtgewichtige Alternative für Kursangebote, deren Verwaltung individuell außerhalb von Bookacamp stattfinden soll. Um zwischen den einzelnen Produktarten zu unterscheiden, wurden die Dokumentation zur Integration erweitert und erklärt den Prozess der Filterung.

😎 Teamer-Addon

• Statistiken der Betreuungseinsätze

  Im Profil des*der Betreuer*in im Backoffice und auch im Profillogin zeigen wir statistische Informationen über die Summe der Einsätze und - sofern vorhanden - auch der bezahlten Budgets. Nützlich kann das sein, wenn die Bezahlung der Betreuungseinsätze abhängig von der Häufigkeit und dem Erfahrungslevel der Einsätze ist.

• Freie Fragen im Bewerbungsprozess

  In den frei-konfigurierbaren Fragen kann nun auch entschieden werden, dass bestimmte Frage entweder im Bewerbungsprozess (neu) oder im Betreuer*in-Fragebogen angezeigt werden sollen.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Neuen Typen von Programmangeboten

  Die Liste der unterschiedlichen Typen von Programmangeboten wurden mit den beiden neuen Einträgen Gruppenfahrt für Erwachsene und Freizeitangebot erweitert.

• Sammelversand einer E-Mail an alle Gruppenmitglieder

  Wir gruppieren einzelne Buchungen in sogenannte Gruppen, sofern sie zugehörig sind. Das können Familien, aber auch Klassen und Klassenstufen sein. Eine neue Funktion für den Sammelversand einer E-Mail wurde implementiert, um die einzelnen Personen der Gruppe zu erreichen.

• Abgelehnte Gruppenanfragen

  Es kommt eine Anfrage für eine Klassenfahrt rein, die allerdings nicht erfüllt werden kann. Dafür haben wir einen Ablehnen-Button geschaffen, der diese Anfrage markiert und den dazugehörigen Durchgang wegarchiviert.

• Neue Platzhalter in den E-Mail-Vorlagen für Gruppen

  Einige Vorlagen für die Gruppenkommunikation haben den Platzhalter (|camp-location-name|) erhalten und können damit den Standort einbinden. Auch der Beschreibungstext eines Programmangebots ist mit (|session-description|) verwendbar.

• Anzahl Betreuungspersonal

  Reserviert eine Gruppe ein Programmangebot, wird nach der Anzahl der Schüler*innen und auch nach der Menge an Betreuungspersonal gefragt. Diese Daten werden in den dazugehörigen Durchgang geschrieben und sind dort editierbar.

• Gruppe löschen

  Die Daten der Gruppe inkl. aller Buchungen, E-Mails, Durchgänge und Rechnungen können nun entfernt werden. Es erscheint ein Warntext, denn gerade das Löschen von dazugehörigen Rechnungen kann buchhalterisch falsch sein. In diesem Fall sollte man die Gruppe stornieren und dann archivieren.

• Name der Schule im Titel

  Bei einer Gruppenreservierungsanfrage wird für eine bessere Unterscheidbarkeit der Name der Schule in den Titel des Durchgangs geschrieben.

• Mehr Informationen auf Gruppendetailseite

  Für Programmangebote werden alle Informationen zur Reservierung angezeigt. Dazu gehören Information zur Gruppengröße, gebuchter Leistungen und Preise. Auch die Aufteilung der Gruppe auf verschiedene Zimmer kann ab sofort von der Gruppendetailseite aus vorgenommen werden.

• Archivsuche

  Die Suche im Archiv findet die Daten einer Gruppe anhand der Gruppennummer.

• Entwurfsrechnungen

  Kommt eine Gruppenanfrage rein und wird bestätigt, wird nicht direkt eine Rechnung erzeugt. Bei Gruppen gibt es häufig nachträgliche Änderungen an der Personenzahl oder den Verpflegungs- und Programmleistungen. Daher speichern wir die Gruppenrechnung als Entwurf, die unbegrenzt oft aktualisiert und verändert werden kann. Erst, wenn die Rechnung final wird, kann man diese als solches Speichern und ist dann den Regeln der Buchhaltung unterworfen.

• Alternative Reisedaten

  In einer Gruppenanfrage kommt es vor, dass der eigentliche Reisetermin variabel ist und auf die Auslastung ankommt. Reserviert ein*e Lehrer*in für eine Gruppe, können alternative Reisetermine angegeben werden, um so die Suche nach freien Perioden zu erleichtern.

🏠 Objektmanagement

• Verbesserungen Auslastungsanzeige

  Die Auslastungsanzeige des gesamten Objekts zeigt nun Wochentage und schattiert die Wochenenden, sodass das auf den ersten Blick ersichtlich ist. Darüber hinaus wurden die bundesweiten Feiertage bis 2029 eingepflegt. Für regionale Feiertage oder andere Events gibt es eine Verwaltungsoberfläche zur Pflege der Termine. Die bundesweiten Feiertage werden wir jährlich automatisch aktualisieren.

• Farbschema für Gruppen

  Frei wählbar kann man Farbschemen für unterschiedliche Arten von Gruppen vergeben, sodass diese anhand der Farbe in der Auslastungsanzeige erkennbar sind.

• Auslastungsanzeige mit Submenü

  In unserer Auslastungsanzeige werden pro Objekt alle Belegungen gebündelt angezeigt und damit entfaltet dieses Tool seine große Stärke überall da, wo die Buchung und Verwaltung von Gruppen und Individualanreisen kombiniert werden muss. Die unterschiedlichen Einträge (Gruppen, reservierte Plätze der Durchgänge, Hotelgäste, Zeitraumblockierungen, Feiertage) wurden mit einem Untermenü erweitert, mithilfe dessen einfacher navigiert werden kann.

• Housekeeping (ALPHA)

  Ist es echt so, dass das deutsche Wort für das Housekeeping Etagendienst ist? Wir haben die ersten Funktionen eingebaut, die pro Tag die priorisierten Checkouts und damit verbundenen Reinigungspläne auflisten sollen. Priorisiert bedeutet, dass Zimmer mit einer zeitnahen Wiederbelegung schneller hergerichtet werden müssen, als die nächsten Anreisen in ein paar Tagen. Neben der Ansicht im Webbrowser werden die Daten zum Drucken als PDF exportiert, sodass das Housekeeping-Personal damit direkt losmarschieren kann.

• Küchenplanung (ALPHA)

  Für die Küche ist es tagesaktuell und für den Einkauf auch mit Blick in die Zukunft zu wissen, wieviele Personen zu welchen Uhrzeiten mit welchen Nahrungsmittelbesonderheiten speisen. In unserer ersten Version kann man sich diesen Überblick verschaffen und die Daten als PDF exportieren.

Autor: Mathias Methner

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