Bookacamp News

Latest & Greatest Updates 16.07.2025

✨ Wissenswertes

• Zuordnen, ob Zusatzleistungen und Aktivitäten nur für Gruppen verfügbar sein sollen

  Bei einer Vielzahl von Zusatzleistungen und Aktivitäten kann es schwierig sein, die Übersicht zu behalten, ob diese nur für individuell buchbare Angebote oder nur für Gruppenangebote oder für beides zur Verfügung stehen sollen. Daher kann nun bei der Anlage festgelegt werden, für welches Modul die Leistungen gelten sollen:

  • Egal (in allen Addons verfügbar)
  • Booking system
  • Group Suite

• Übersicht über E-Mails in der Warteschlange

  Beim Versand einer großen Anzahl von E-Mails aus Bookacamp heraus, werden die Mails in Paketen zeitversetzt versendet. Häufig war es dann schwierig zu ersehen, welche Mails bereits versendet wurden, und welche noch im Zwischenspeicher auf den Versand warten. Befinden sich E-Mails in der Warteschlange, erscheint auf dem Dashboard ein Hinweis. Mit Klicken auf die Kachel kann man eine Liste öffnen.

• Eigene E-Mail-Vorlagen archivieren

  Über die Zeit können sich eine große Anzahl von eigene E-Mail-Vorlagen ansammeln. Das erschwert die gewollte Vorlage zu finden und auszuwählen. Daher können eigene E-Mail-Vorlagen jetzt mit dem orangefarbenen Button archiviert werden.

  Beim Saisonwechseln abgesagte Durchgänge als aktive Durchgänge kopieren

  Früher wurden bei der Anwendung der Saisonwechselfunktion der Status abgesagt mitkopiert. Das haben wir korrigiert, sodass dieses Angebote normal verfügbar sind.

• Neuer Platzhalter für Zertifikate / Bescheinigungen

  Für die bei den Durchgängen hinterlegbaren Vorlagen für die Teilnahmezertifikate/ -bescheinigungen steht jetzt der Platzhalter für die Darstellung der Buchungsnummer ${booking-code} zur Verfügung.

• Ausweisung der Bankverbindung auf Rechnungen optional

  Über die Account-Einstellungen im linken oberen Bereich Konto > Rechnungen findest du den Button Bankdaten verbergen. Das blendet die Bankdaten auf der Rechnungs-PDF aus. Die kann sehr hilfreich sein, wenn deine Kunden ausschließlich über einen Zahlungsdienstleister (bspw. Stripe) bezahlen sollen.

• Rechnungsnummern von Stornorechnungen passen sich in den Rechnungsnummernkreis ein

  Bisher wurde bei Stornierung einer Rechnung das Rechnungs-Pdf dieser Rechnung geändert, indem der ursprüngliche Rechnungsbetrag als negativ ausgewiesen und ein Wasserzeichen storniert eingefügt wurde. Zudem wurde die Rechnungsnummer dahingehend verändert, dass ein /c angefügt wurden. Von nun an bleibt die ursprüngliche Rechnungs-Pdf, abgesehen vom Wasserzeichen storniert und die Rechnungsnummer unverändert. Dafür wird eine eigenständige Stornorechnung erzeugt, welche sich in ihrer Nummer in den Rechnungsnummernkreis einfügt und zu schnelleren Erkennung den Zusatz /c erhält.

• Stornofristen laut Belegungsvertrag beim Objekt hinterlegen

  Unterbringungen gewähren meist die kostenfreie Rückgabe von vertraglich vereinbarten Belegungsplätzen innerhalb einer bestimmten Frist bis zum Belegungsbeginn.
  In Bookacamp kann man beim jeweiligen Standort diese Frist im Bereich Stornierungsfrist (optional) als Tage bis zum Start des Angebots hinterlegen. Bei Abweichungen der Fristen vom Standardbelegungsvertrag mit dem Objekt kann im Durchgang selber im Expert*innen-Modus unter Fristen eine abweichende Frist hinterlegt werden.
  Auf dem Dashboard rechts erscheint eine Liste, die anzeigt, in wie vielen Tagen die Frist abläuft.

• Neue Fragetypen für freie Fragen

  Für die freien Fragen stehen zwei neue Typen der Frage zur Verfügung:

  • Entscheidung (Ja + Erklärung / Nein): Wenn mit Ja geantwortet wird, erscheint ein Freitextfeld für Erläuterungen und Hinweise
  • Entscheidung (Ja / Nein + Erklärung): Wird mit Nein geantwortet, erscheint ein Freitextfeld für Erläuterungen und Hinweisen

• Belegungsmeldung (Hostliste) an die Objekte automatischen an zwei unterschiedlichen Terminen versenden

  Viele Objekte wünschen mit einem gewissen Zeitvorlauf vor Start des jeweiligen Angebots bestimmte Informationen zur anstehenden Belegung, bspw. Gruppengröße, Nahrungsmittelbesonderheiten, Anzahl der Teamer*innen. Häufig wünschen sich die Objekte daneben noch eine abschließende Meldung kurz vor Beginn.
  In den Account-Einstellungen im Abschnitt Automatisierung > Buchungssystem können bei E-Mail Herbergszusammenfassung dafür der automatische Versand zweier Mails in Abhängigkeit vom Startdatum des Angebots aktiviert werden. Für die erste automatische Belegungsmeldung steht die bereits bekannte Mailvorlage system-location-info zur Verfügung. Für die abschließende Meldung gibt es die neue Mailvorlage system-location-info-final. Selbstredend können beide E-Mail-Vorlagen wie gewohnt individuell angepasst werden.

• Hinweis in der Buchung, dass eine Beschwerde vorliegt

  Egal wie viel Arbeit & Engagement investiert wird, leider bleiben Beschwerden von Kunden nicht aus. Damit Buchungen, zu denen eine Kundenbeschwerde vorliegt, in der Buchungsübersicht schnell heraus filterbar sind, steht nun das Buchungslabel complaint zur Verfügung. Zudem erscheint bei Buchungen mit diesem Label auf der Buchungsdetailseite ein orangefarben umrahmtes Hinweisfeld mit der Überschrift Beschwerde. Möchtest du eine Buchung entsprechend kennzeichnen, öffnest du die Buchungsdetailseite zum Bearbeiten und fügst das Label hinzu.

• Transfer-Fragebogen kann automatisch verschickt werden

  Analog zum Teilnehmer*innen-Fragebogen ist es jetzt auch möglich, automatisch x-Tage vor dem Start eine Mail mit dem Link zum Transfer-Fragebogen zu versenden. In den Account-Einstellungen im Abschnitt Automatisierung > Buchungssystem > E-Mail Transfer-Fragebogen werden die Einstellungen getätigt.

• Bearbeitung des erhaltenen Transfer-Fragebogens

  Seit Neustem ist es möglich den Transfer-Fragebogen im Backoffice zu ändern.
  Auf der Buchungsdetailseite unten findest du dafür im Abschnitt Transfer-Fragebogen den neuen Button Fragebogen anpassen.

🛒 Shop

• Ausweisung der Shopverkäufe in der Mail für das tägliche Briefing

  Möchtest du in Zukunft in deiner täglichen Briefing-E-Mail auch darüber informiert werden, wie viele Shopverkäufe am Vortag erfolgt sind? Dann suche dir über Einstellungen > E-Mail-Vorlagen die Mailvorlage system-briefing-daily-? heraus und füge die neuen Platzhalter in der Mailvorlage ein:

  • (|summary-shop-purchase-count|) für die Anzahl der Käufe
  • (|summary-shop-purchase-revenue|) für die Umsatzsumme der neuen Shopverkäufe

• Mehrere Verkaufsseiten für verschiedene Produkte

  Bietet man verschiedene Arten von Produkten im Shop an und möchte diese auf unterschiedlichen Verkaufsseiten bspw. auf der Website einbinden, ist dies nun möglich. Dafür vergibt man bei allen Produkten, welche auf einer Seite dargestellt werden sollen, das gleiche Label ein. Anschließend hängt man an die URL der Shopseite das entsprechende Label mit einem davorstehenden / ohne Leerzeichen an. Voilà!

• Abweichende Rechnungsanschrift für Shopkäufe

  Eure Shopkunden haben jetzt die Möglichkeit, beim Shopeinkauf neben der Lieferanschrift rechts daneben eine davon abweichende Rechnungsanschrift anzugeben. In der Grundeinstellung weist das Häkchen darauf hin, dass die Rechnungsanschrift Gleiche Adresse der Anschrift ist. Nimmt euer Kunde das Häkchen raus, erscheinen die Eingabefelder für die abweichende Rechnungsanschrift inklusive eines Feldes für die Firma.

😎 Teamer-Addon

• Neue Auswahl für Saisonstatus der Teamer*innen

  Für Teamer*innen, welche aus verschiedenen Gründen für zeitweilig für die Einteilung in Angebote nicht zur Verfügung stehen, gibt es nun den zusätzlichen Saisonstatus pausiert.

• Verlinkungen zu der Teamerdetailseite

  Im Teamer-Modul im Bereich Teamübersicht und Einsätze und hier in der Einsatzplanungsseite des jeweiligen Durchgangs / Event gelangt man mit Klick auf den Namen der jeweiligen Teamer*in auf deren / dessen Detailseite.

• Teamer*innen-Einteilung: zu planende Durchgänge nach Kalenderwochen filtern

  Auf der Seite für die Einsatzplanung Teamer*innen können neuerdings die aufgeführten Durchgänge über eine weitere Filter-Dropdown oben auf der Seite nach den Kalenderwochen der jeweiligen Jahre gefiltert werden.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Für Gruppenreservierungen können Angebotsschreiben erstellt werden

  Eine Gruppe hat eines der Angebote über eine Reservierung angefragt und du möchtest nun ein entsprechendes Angebot zukommen lassen. In der Group Suite unter Übersichten und dann im Bereich Gruppen rufst du dir die Gruppendetailansicht der betreffenden Gruppe auf. Oben rechts findest du zwei Buttons: einen für das Erstellen einer Angebotsbestätigung und einen zum Erstellen einer Buchungsbestätigung. Beide Dokumente beinhalten eine tabellarische Aufstellung der angefragten oder bestätigten Plätze und aller anderen Leistungen.

Autor: Mathias Methner

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