Tipps für die laufende Saison: was hilft, wenn die Camps schon laufen 21.07.2026
Für Veranstalter, Backoffice, Campleitung
Mitten in der Saison bleibt selten Zeit, das System zu erkunden. Genau dann tauchen aber die Geschäftsvorfälle auf, die es im Winter nicht gibt: Jemand reist früher ab, ein Platz wird kurzfristig frei, die Reiseunterlagen sollen raus. Wir haben zusammengetragen, welche Funktionen dir während der laufenden Camps am meisten helfen.
Wenn es anders läuft als geplant
Muss jemand die Reise früher abbrechen, hältst du das über Sonstige Aktionen › Reiseabbruch auf der Buchung fest. Die Buchung bekommt den eigenen Status abgebrochen, und auf der Detailseite stehen Datum und Grund — sauber dokumentiert, und der volle Reisepreis bleibt berechenbar. Sagt jemand ganz ab, kannst du beim Stornieren direkt eine Stornogebühr hinterlegen, bei Einzelbuchungen wie bei Sammelanmeldungen. Und wird dadurch ein Platz frei, buchst du über die Warteliste direkt jemanden nach; das System merkt sich, wann die Einbuchungs-E-Mail rausgegangen ist, damit sie nicht doppelt kommt.
Buchungen, wenn das Angebot schon läuft
Über das interne Buchungsformular (oben neben dem Suchfeld hinter + Buchen) buchst du Teilnehmende auch in Angebote ein, die bereits gestartet oder gar nicht veröffentlicht sind. Weil sich damit Kapazitäten und Durchgangseinstellungen überschreiben lassen, ist dieses Formular ausschließlich für dein Backoffice-Team gedacht — der Link gehört nicht in Kundenhand.
Wechselt jemand kurzfristig Durchgang oder Standort, denk nach der Umbuchung an die Leistungsgruppe: Sie bleibt auf der ursprünglichen Variante stehen und lässt sich über Buchung bearbeiten anpassen. Sonst taucht die Person in der Tagesbelegung im falschen Programm auf. Antworten auf Freie Fragen — Fotoerlaubnis, „darf alleine nach Hause", Schwimmer oder Nichtschwimmer — lassen sich an derselben Stelle jederzeit nachtragen.
Kommunikation und Zahlungen
Im Buchungsmodul zeigt dir der Filter Reiseunterlagen alle Buchungen, an die die Unterlagen-Mail noch nicht rausgegangen ist — markieren, Sammelversand auslösen, fertig. Für kurzfristige Infos wie einen geänderten Treffpunkt verschickst du einen freien E-Mail-Text an markierte Buchungen und setzt beim Senden auf Wunsch jemanden in CC.
Unter Buchhaltung › Ausstehende Zahlung stehen alle Buchungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Du kannst nach Tagen bis Angebotsstart filtern und direkt von dort Zahlungserinnerungen und Mahnungen als Sammelversand verschicken. Soll nach der Reise noch ein Betrag zurück, legst du unter Vorlagen › Rabatte einen Gutscheincode mit Geld- oder Prozentwert an, markierst ihn als Nur im Backoffice auswählbar und wendest ihn über Buchung bearbeiten an — am Seitenende Erzeuge eine neue Rechnung nicht vergessen.
Den Überblick vor Ort behalten
Unter Standorte › Tagesbelegung siehst du für Standort und Datum alle laufenden Durchgänge: gebuchte Leistungen, Kapazitäten pro Unterbringungskategorie und die Teilnehmenden mit An- und Abreise, Zimmernummer und Wunschmitreisenden — direkt nach Excel exportierbar. Für das Team vor Ort gibt es Teilnehmerlisten als Excel- und PDF-Export; wer einen Profillogin für Betreuende vergeben hat, dessen Crew greift direkt am Handy darauf zu. Den Küchenplan findest du unter PMS › Küche, inklusive freiem Notizfeld für Sonderwünsche, die in keine Kategorie passen.
Zimmer verteilst du im Auslastungs-Scheduler per Drag-and-Drop, die automatische Zuweisung übernimmt auf Wunsch den Großteil. Für die Anreise gibt es ein Ticketsystem über QR-Codes, das direkt auf der Rechnung eingebunden wird, und deine Betreuenden können im Profillogin Buchungen als angekommen oder abgereist markieren. Zu jeder Buchung sind außerdem bis zu drei Notfallkontakte hinterlegt — es lohnt sich, diese Listen vor dem Start einmal zu exportieren, falls vor Ort das Netz schwächelt.
Der Klassiker: „Ich komme nicht rein"
Wenn Kund*innen oder Betreuende melden, dass ihr Login nicht funktioniert, liegt es fast immer daran, dass sie die Anmeldemaske für Backoffice-Nutzer*innen erwischt haben. Kund*innen und Betreuende haben einen eigenen Zugang; den Link für dein Unternehmen findest du oben rechts beim Globus-Icon unter Integration. Die Faustregel für den Support-Fall: Ist auf der Anmeldeseite kein Logo zu sehen, stehen sie vor der falschen Tür.
Und wenn doch mal etwas klemmt: Tippe im Notizfeld einer Buchung ein @BookacampSupport, schreib dein Anliegen dahinter und speichere die Notiz — im Hintergrund entsteht automatisch ein Support-Ticket samt Referenz auf den Vorgang. Das Heraussuchen von Buchungsnummern entfällt damit.
Autor: Mathias Methner